Probleme grave semnalate de Serviciul Judeţean al Arhivelor Naţionale, în cadrul numeroaselor controale efectuate de reprezentanții intituției care au vizat verificarea condiţiilor de păstrare şi stadiul de prelucrare a documentelor create şi deţinute, analizarea şi verificarea lucrărilor de selecţionare şi analizarea nomenclatoarelor arhivistice.
Printre acestea se numără neamenajarea unor spaţii special destinate depozitării documentelor; nedesemnarea unui responsabil cu activitatea de arhivă; lipsa nomenclatoarelor arhivistice sau existenţa unora depăşite; lipsa inventarelor arhivistice; nepredarea la compartimentul de arhivă a dosarelor pe bază de inventare şi procese-verbale de predare-primire; neselecţionarea documentelor cu termen de păstrare expirat și nerespectarea termenelor de execuţie înscrise în procesele verbale de control încheiate cu ocazia controalelor anterioare.
O situaţie deosebită s-a întâlnit la Staţiunea de Cercetare şi Dezvoltare Pomicolă Cândeşti, unde arhiva a fost abandonată şi distrusă. Unitatea nu este desfiinţată, este subordonată Academiei de Ştiinţe Agricole şi Silvice „Gh. Ionescu Şişeşti” Bucureşti. Urmare a aspectelor sesizate de SJAN Buzău, Compartimentul Juridic din cadrul Arhivelor Naţionale a transmis o plângere penală către Judecătoria Buzău.
Un alt caz de arhivă abandonată s-a identificat la SC Sere şi Solarii Buzău, unitate care şi-a mutat sediul la Galaţi, fără a notifica serviciul nostru. S-a luat legătura cu directorul SC Sere şi Solarii Galaţi şi s-a realizat un control tematic al arhivei abandonate într-un imobil din Buzău. S-au stabilit măsuri şi termene de execuţie, care sunt atent monitorizate, urmând a se desfăşura un control de revenire.
S-au constatat încălcări ale prevederilor legale, s-au aplicat 2 avertismente UAT comuna Robeasca, Şcoala gimnazială comuna Robeasca). S-a discutat cu conducerile unităţilor controlate pentru a le explica importanţa documentelor pe care le creează şi le deţin pentru propria activitate şi obligativitatea asigurării evidenţei, păstrării şi conservării acestora, s-au stabilit măsuri şi termene de execuţie în procesele verbale, urmând a fi reprogramate controale de revenire la unităţile respective.
În unele cazuri în activitatea de control, inspectorii din cadrul Serviciului judeţean Buzău al Arhivelor Naţionale s-au lovit de indiferenţa, superficialitatea, neştiinţa, lipsa de profesionalism a celor care conduc unităţile creatoare şi deţinătoare de documente, dar şi a responsabililor cu activitatea de arhivă.
Reprezentanții Serviciului Judeţean al Arhivelor Naţionale menționează că toate aceste deificiențe creează riscuri majore de pierdere, distrugere şi deteriorare a documentelor. Sunt periclitate mărturiile documentare relevante pentru memoria şi identitatea naţională, buna funcţionare a administraţiei publice, dezvoltarea ştiinţei şi culturii, accesul liber al cetăţeanului la informaţia din arhivă.
Totodată, în activitatea de control s-au remarcat şi instituţii care asigură condiţiile necesare conservării, păstrării şi securităţii documentelor pe care le creează sau deţin. Un exemplu îl constituie Consiliul judeţean Buzău, unde activitatea pe linie de arhivă, se desfăşoară în conformitate cu prevederile normative în vigoare.
