Gestionarea actelor de studii care se eliberează cadrelor didactice din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar de către inspectoratele şcolare şi centrele de perfecţionare ale cadrelor didactice este reglementată prin regulament. În Monitorul Oficial nr. 234/2019 a fost publicat Ordinul nr. 3665/2019 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii eliberate cadrelor didactice de către inspectoratele şcolare şi centrele de perfecţionare. Actele de studii care se eliberează cadrelor didactice din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atestă absolvirea de către titular a programului de formare psihopedagogică/acordarea gradelor didactice. Actele de studii care se eliberează cadrelor didactice din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar sunt:
- a) certificat de acordare a definitivării în învăţământ;
- b) certificat de pregătire psihopedagogică – pentru maiştri instructori şi antrenori, însoţit de foaia matricolă care conţine situaţia şcolară a absolventului;
- c) certificat de acordare a gradului didactic pentru maiştrii instructori şi antrenori şi cadre medicale cu studii medii.
Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mână, cu tuş sau cerneală neagră, fără spaţii libere. Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, plastifieri, prescurtări şi/sau adăugări în actele de studii, altele decât cele prevăzute în prezentul regulament. Toate rubricile rămase libere se barează. La nivelul inspectoratului şcolar se constituie Registrul unic de evidenţă a actelor de studii. Registrul unic de evidenţă conţine două părţi: prima parte este rezervată înregistrării formularelor tipizate ale actelor de studii primite sau predate (redistribuite), după caz, iar a doua parte, pentru înregistrarea nominală a actelor de studii eliberate titularilor absolvenţi.
Numerotarea certificatelor eliberate se face începând cu numărul 1 şi se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul – verbal de la sfârşitul registrului unic de evidenţă a formularelor certificatelor se face menţiunea poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele, prenumele şi funcţiile persoanelor care au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semnează de persoana cu atribuţii privind actele de studii, din cadrul centrului de perfecţionare sau al inspectoratului şcolar şi se avizează de către directorul centrului de perfecţionare, inspectorul şcolar general, după caz.
În actele de studii, numele titularului, precum şi toate prenumele se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate iniţialele prenumelui tatălui, doar prima literă din prenume. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut. Nu se admit modificări privind datele personale ale titularilor şi nici nu se eliberează alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate după eliberarea actelor de studii originale, cu excepţia situaţiilor impuse de hotărâri judecătoreşti definitive sau de schimbare a numelui pe cale administrativă.
Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, în baza cărţii de identitate/buletinului sau a paşaportului, care semnează pe actul original şi pe matcă. În situaţii excepţionale – persoane grav bolnave, netransportabile, absente din ţară – actele de studii se eliberează persoanelor împuternicite, pe bază de procură autentificată de notariat sau eliberată de ambasada ţării respective în România ori de oficiul diplomatic/consular român din ţara de reşedinţă, care se păstrează în arhivă cu termen permanent. Emiterea actelor de studii în alte condiţii decât cele prevăzute în regulament se pedepseşte conform legii penale.
